Hoe stel je een factuur op?

Een factuur opstellen en versturen: in 9 stappen

Het opstellen van een factuur is niet altijd eenvoudig. Hier zijn 9 stappen die je kunt volgen om een factuur op te stellen: 

1. Zorg voor de juiste bedrijfsgegevens

• Vermeld de naam van jouw bedrijf. 
• Voeg het volledige adres van jouw bedrijf toe. 
• Verstrek contactgegevens, zoals een telefoonnummer en e-mailadres. 
• Voeg indien nodig jouw btw-nummer of KvK-nummer toe. 

2. Vermeld de klantinformatie

• Voeg de naam of bedrijfsnaam van de klant toe. 
• Voeg het volledige adres van de klant toe. 

3. Factuurgegevens

• Wijs een uniek factuurnummer toe aan elke factuur die je verstuurt. 
• Vermeld de factuurdatum, dit is de datum waarop de factuur wordt uitgegeven. 
• Geef een betalingstermijn aan, bijvoorbeeld "binnen 14 dagen" of een andere termijn die van toepassing is.

4. Omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten

• Beschrijf duidelijk welke goederen je hebt geleverd of welke diensten je hebt verleend. 
• Vermeld de hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele kortingen. 
• Bereken het totaalbedrag per regel. 

5. Bereken de subtotaalbedragen en voeg belasting toe 

• Tel alle totaalbedragen op om het subtotaal te berekenen. 
• Voeg de toepasselijke belastingen toe, zoals btw (indien van toepassing). 

6. Vermeld het totaalbedrag en de betalingsinstructies

• Bereken het totaalbedrag, inclusief eventuele belastingen. 
• Geef de geaccepteerde betalingsmethoden aan, zoals bankoverschrijving, contant of online betalingen.  
• Voeg indien nodig jouw bankgegevens toe, inclusief het bankrekeningnummer. 

7. Voeg eventuele aanvullende informatie toe

• Als er speciale voorwaarden, instructies of notities zijn die van toepassing zijn op de factuur, vermeld deze dan. 
• Voeg indien nodig referentienummers of contractnummers toe. 

8. Controleer de factuur

• Neem de tijd om de factuur zorgvuldig te controleren op eventuele fouten of ontbrekende informatie. 
• Zorg ervoor dat alle bedragen correct zijn berekend. 

9. Verstuur de factuur

• Stuur de factuur naar de klant via e-mail, post of een online facturatiesysteem. 
• Bewaar een kopie van de factuur voor jouw eigen administratie. 

Houd er rekening mee dat de exacte vereisten voor het opstellen van een factuur kunnen verschillen per land en lokale wetgeving. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de specifieke regels en voorschriften die van toepassing zijn in jouw rechtsgebied om ervoor te zorgen dat jouw factuur voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Wat moet waar staan op een factuur? 

Op een factuur moeten bepaalde elementen op een specifieke plaats worden vermeld. Hier is een overzicht van de belangrijkste informatie en waar deze doorgaans wordt geplaatst op een factuur: 

Bovenaan de factuur

• Uw bedrijfsnaam of handelsnaam. 
• Uw bedrijfsadres, inclusief straatnaam, huisnummer, postcode en plaats. 
• Uw contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres. 
• Uw btw-nummer.
• Uw KvK-nummer.
• Uw logo (optioneel). 

Klantinformatie

• De naam of bedrijfsnaam van de klant. 
• Het adres van de klant, inclusief straatnaam, huisnummer, postcode en plaats. 

Factuurgegevens

• Factuurnummer: Elk factuurnummer moet uniek zijn om verwarring te voorkomen. Het is handig om een bepaald nummeringspatroon te gebruiken, zoals oplopende nummers of een combinatie van letters en cijfers. 
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven. 
• Vervaldatum/betalingsdatum: De datum waarop de betaling uiterlijk moet zijn ontvangen. 

Omschrijving van geleverde goederen of verleende diensten

• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten. 
• Geef details zoals de naam van het product of de dienst, hoeveelheden, eenheidsprijzen en eventuele kortingen. 
• Vermeld elke regel van de goederen of diensten apart, indien van toepassing. 

Bedragen

• Eenheidsprijs: De prijs per eenheid van het product of de dienst. 
• Aantal: Het aantal eenheden van het product of de duur van de dienst. 
• Totaalbedrag per regel: Vermeld het totaalbedrag voor elke regel, berekend door de eenheidsprijs te vermenigvuldigen met het aantal. 
• Subtotaal: De som van alle individuele totaalbedragen. 
• Btw-bedrag: Indien van toepassing, vermeld het bedrag aan btw dat moet worden betaald. Geef ook het toegepaste btw-tarief aan. 
• Totaalbedrag inclusief btw: Het totaalbedrag dat de klant moet betalen, inclusief de btw. 

Betalingsinformatie

• Vermeld geaccepteerde betalingsmethoden, zoals bankoverschrijving, creditcard of contant. 
• Geef jouw bankgegevens, inclusief het bankrekeningnummer, duidelijk weer. 

Eventuele aanvullende informatie

• Eventuele speciale voorwaarden, notities of instructies die relevant zijn voor de factuur of betaling. 
• Eventuele referentienummers of contractnummers die nodig zijn voor verwijzing of traceerbaarheid.

Houd er rekening mee dat de exacte vereisten voor het opstellen van een factuur kunnen verschillen per land en lokale wetgeving. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de specifieke regels en voorschriften die van toepassing zijn in jouw rechtsgebied om ervoor te zorgen dat jouw factuur voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.